Lettre de relance pour facture impayée : modèle et conseils

Ce qu'il faut savoir

Votre facture est arrivée à échéance, mais votre client n’a pas encore payé ?

Avant d’envoyer une mise en demeure ou d’engager une poursuite, une lettre de relance permet souvent de résoudre la situation simplement.

Un rappel de paiement n’a pas besoin d’être agressif. Son objectif est de signaler clairement que la facture reste ouverte, de rappeler le montant concerné et de laisser au client la possibilité de payer ou de prendre contact avec vous.

Cette étape est particulièrement utile lorsqu’il peut s’agir :

d’un oubli ;

d’un problème administratif ;

d’une facture envoyée au mauvais contact ;

d’un paiement en attente de validation ;

d’un client habituellement fiable ;

d’un retard récent.

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Réponse rapide : que doit contenir une lettre de relance ?

Une lettre de relance doit rester courte, professionnelle et précise.

Elle indique notamment :

le numéro ou la date de la facture ;

le montant qui reste impayé ;

la date d’échéance ;

les coordonnées de paiement ;

un nouveau délai clair ;

vos coordonnées pour permettre au client de vous contacter.

Le premier rappel peut garder un ton courtois :

Sauf erreur de notre part, nous n’avons pas encore reçu le règlement de la facture n° [numéro], d’un montant de CHF [montant], arrivée à échéance le [date].

Quand envoyer une relance ?

Vous pouvez envoyer une relance dès que le délai de paiement est dépassé.

Avant de le faire, vérifiez tout de même que :

la facture a bien été envoyée ;

le délai de paiement est arrivé à échéance ;

le paiement n’apparaît pas déjà sur votre compte ;

le montant est correct ;

le bon client est indiqué ;

vous disposez de coordonnées actuelles.

Un délai de quelques jours après l’échéance peut être raisonnable, notamment lorsqu’un virement est en cours ou que la facture a été traitée par un service comptable.

Faut-il envoyer plusieurs rappels ?

Non.

Il n’existe pas de nombre obligatoire de rappels avant une mise en demeure ou une poursuite.

Dans certains dossiers, un rappel courtois suffit. Dans d’autres, le client ne répond plus, promet de payer sans le faire ou conteste déjà la facture. Il peut alors être préférable de passer rapidement à une mise en demeure claire.

L’important est de ne pas laisser la situation s’éterniser sans rien faire.

Modèle de lettre de relance

Vous pouvez adapter le modèle suivant à votre situation.

Vos prénom et nom / nom de votre entreprise [Adresse] [NPA] [Localité] [E-mail] [Téléphone]

Nom du client / entreprise [Adresse] [NPA] [Localité]

[Localité], le [date]

Objet : Rappel de paiement – facture n° [numéro]

Madame, Monsieur,

Sauf erreur de notre part, nous n’avons pas encore reçu le paiement de la facture n° [numéro], établie le [date], d’un montant de CHF [montant].

Cette facture concerne [description courte de la prestation, des travaux, de la livraison ou de la vente]. Elle était arrivée à échéance le [date].

Nous vous remercions de bien vouloir procéder au paiement du montant de CHF [montant] au plus tard le [nouvelle date].

Vous pouvez effectuer le paiement sur les coordonnées suivantes :

IBAN : [IBAN] Titulaire : [nom] Référence : [numéro de facture]

Si le paiement a déjà été effectué, merci de ne pas tenir compte de ce rappel. En cas de question ou de difficulté, nous vous invitons à prendre contact avec nous.

Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.

[Signature] [Nom]

Quel ton adopter ?

Le premier rappel doit rester professionnel.

Évitez les menaces, les accusations ou les formulations trop émotionnelles. Votre objectif est d’obtenir le paiement, pas de créer un conflit inutile.

Formulations utiles

Vous pouvez écrire :

Sauf erreur de notre part, nous n’avons pas encore reçu le règlement de votre facture.

Nous vous remercions de bien vouloir régulariser le paiement au plus tard le [date].

Si vous avez déjà effectué le paiement, merci de ne pas tenir compte de ce courrier.

En cas de question, nous restons disponibles pour clarifier la situation.

Formulations à éviter

Évitez par exemple :

Vous refusez de payer depuis des semaines.

Vous n’avez jamais l’intention de régler cette facture.

Vous serez poursuivi immédiatement.

C’est votre dernière chance.

Ces formulations peuvent détériorer la relation et ne rendent pas votre demande plus claire.

Quel délai donner après une relance ?

Indiquez toujours une date précise.

Évitez :

Merci de payer rapidement.

Préférez :

Nous vous remercions de régler le montant au plus tard le 15 juillet 2026.

Pour un premier rappel, un délai de 7 à 15 jours peut être adapté selon votre situation, la relation avec le client et le retard déjà accumulé.

Le principal est que le client sache exactement jusqu’à quelle date il peut régler la facture.

E-mail, courrier ou recommandé ?

Pour un premier rappel, un e-mail peut être suffisant.

Il permet d’obtenir rapidement une réponse et de garder une trace écrite de votre demande.

Vous pouvez aussi envoyer votre rappel par courrier, notamment lorsque le montant est plus important ou que la relation avec le client devient difficile.

Le recommandé devient généralement plus pertinent au stade de la mise en demeure, lorsque vous souhaitez conserver une preuve plus forte de votre démarche.

Conservez toujours :

la facture ;

une copie du rappel ;

la preuve d’envoi ;

les éventuelles réponses ;

les preuves de paiement ;

les échanges antérieurs.

Que faire si le client ne paie pas après le rappel ?

La suite dépend de la réaction du client.

Situation - Étape suivante

Le client paie - Conservez la preuve du paiement et clôturez le dossier

Le client demande un délai - Confirmez l’accord de paiement par écrit

Le client propose un paiement en plusieurs fois - Formalisez les échéances par écrit

Le client ne répond pas - Préparez une mise en demeure

Le client conteste la facture - Réunissez les documents et structurez votre dossier

Le client refuse clairement de payer - Envisagez une mise en demeure, une poursuite ou une conciliation selon votre dossier

Le client demande un paiement échelonné

Un paiement en plusieurs fois peut être une solution utile lorsque le client reconnaît le montant, mais rencontre une difficulté temporaire.

Confirmez l’accord par écrit en indiquant :

le montant restant ;

le montant de chaque versement ;

les dates prévues ;

ce qui se passe si une échéance n’est pas respectée.

Le client ne répond toujours pas

Lorsque le rappel reste sans réponse, il est généralement temps d’envoyer une mise en demeure.

La mise en demeure est plus formelle. Elle fixe un dernier délai de paiement, rappelle le montant concerné et permet de préparer la suite si le client ne paie toujours pas.

Préparer une mise en demeure personnalisée

Relance, mise en demeure et poursuite : quelle différence ?

Démarche - Objectif

Relance - Rappeler poliment qu’une facture est arrivée à échéance

Mise en demeure - Fixer formellement un dernier délai clair avant une démarche supplémentaire

Poursuite - Demander officiellement le paiement par l’intermédiaire de l’Office des poursuites

Une relance est souvent la première étape.

La mise en demeure devient utile lorsque le client ne répond pas, reporte continuellement le paiement ou que vous souhaitez formaliser votre demande.

La poursuite peut être envisagée lorsqu’aucune solution n’est trouvée, mais il est préférable d’avoir préparé votre dossier avant de l’engager.

Comment facture-impayee.ch vous aide

Un rappel peut être simple, mais votre dossier doit rester cohérent si la situation continue.

Facture-impayee.ch vous aide à avancer étape par étape :

clarifier le montant qui reste impayé ;

prendre en compte les paiements partiels ;

préparer une mise en demeure personnalisée ;

préparer une réquisition de poursuite ;

structurer vos documents si la personne conteste ;

préparer une requête en conciliation ou une demande devant un juge lorsque cela devient nécessaire.

La plateforme prend en compte votre situation concrète : facture, devis, prestation, travaux, échanges, documents, relances et réaction de la personne concernée.

Questions fréquentes

Une lettre de relance est-elle obligatoire ?

Non. Un rappel est souvent conseillé, car il peut permettre de régler la situation sans procédure formelle, mais il n’est pas obligatoire dans tous les dossiers.

Combien de rappels faut-il envoyer ?

Il n’existe pas de nombre obligatoire. Un seul rappel peut suffire avant une mise en demeure, selon la situation.

Puis-je envoyer un rappel par e-mail ?

Oui. Un e-mail permet de communiquer rapidement et de conserver une trace écrite. Gardez une copie de votre message.

Puis-je ajouter des frais de rappel ?

N’ajoutez pas automatiquement des frais de rappel. Vérifiez d’abord ce qui a été convenu avec le client, vos conditions générales et la base applicable.

Puis-je demander des intérêts de retard dans un rappel ?

Des intérêts peuvent être envisagés selon la date d’échéance, les accords conclus et votre situation. Consultez notre guide sur la mise en demeure et les intérêts de retard avant de les réclamer.

Que faire si le client ne répond pas au rappel ?

Préparez une mise en demeure claire, avec le montant, la facture concernée, un délai précis et la suite envisagée si le paiement n’arrive pas.

Votre facture est échue ? Commencez par une démarche claire

Un rappel bien formulé peut suffire à obtenir le paiement tout en préservant votre relation avec le client.

Si la situation ne se règle pas, ne laissez pas votre dossier se perdre dans des e-mails, messages et promesses de paiement.

Facture-impayee.ch vous aide à structurer votre démarche, de la relance jusqu’à la demande de paiement devant un juge lorsque cela devient nécessaire.

Cette page présente des informations générales sur les rappels de paiement en Suisse. Elle ne remplace pas une analyse juridique individualisée ni une décision d’autorité.

Questions fréquentes