Votre facture est échue et le client n’a pas payé : comment le relancer ?
L’échéance est passée, l’argent n’est pas arrivé. Avant la mise en demeure et la poursuite, une lettre de relance règle souvent la situation : oubli, facture envoyée au mauvais contact, paiement bloqué en interne. Cette page dit ce que contient un rappel de paiement, quel délai donner et quelle est l’étape suivante si le client ne paie toujours pas.
Sur facture-impayee.ch, le rappel formel est la première pièce du dossier de votre facture. Les mêmes données servent ensuite à la mise en demeure et à la poursuite.
Quand envoyer une lettre de relance ?
Dès que le délai de paiement est dépassé, avec quelques jours de marge : un virement peut être en cours ou la facture en attente de validation chez le client. Avant d’écrire, vérifiez que la facture est partie au bon destinataire, que le paiement n’est pas déjà sur votre compte et que le montant est juste, acomptes déduits.
Faut-il plusieurs rappels ? Non. Un rappel courtois suffit dans la plupart des dossiers. Si le client ne répond pas, promet sans payer ou conteste déjà, passez à la mise en demeure. Chaque semaine de silence signale que votre facture peut attendre.
Modèle de lettre de rappel : ce que la lettre doit contenir
Plutôt qu’un modèle à recopier, voici ce qu’un rappel de paiement contient :
- le numéro et la date de la facture, le montant encore dû après acomptes ;
- la prestation concernée et l’échéance initiale ;
- une nouvelle date de paiement précise, pas « rapidement » ;
- vos coordonnées de paiement, IBAN et référence, et un contact ;
- une réserve : « si le paiement a déjà été effectué, merci de ne pas tenir compte de ce rappel ».
Le ton reste professionnel : votre objectif est le paiement, pas le conflit. « Vous refusez de payer depuis des semaines » ou « c’est votre dernière chance » abîment la relation sans rendre la demande plus claire ; l’annonce de la poursuite a sa place dans la mise en demeure. Joignez la facture en PDF.
Un modèle téléchargé ne connaît ni votre solde après acomptes ni l’adresse exacte du client. Le dossier produit le rappel à partir de la facture déposée, montant, échéance et nouvelle date compris ; vous le signez et l’envoyez.
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Quel délai donner, et par quel canal ?
Indiquez toujours une date précise : 10 à 15 jours pour un client fiable au retard récent, 7 à 10 jours si la facture est échue depuis plusieurs semaines, 7 jours pour un dernier rappel avant mise en demeure. Comptez le délai dès la réception probable de la lettre.
Le mieux est un vrai document, complet, qui arrive par la poste : courrier A+ ou recommandé. Il a plus de poids qu’un e-mail, qui se perd dans une boîte de réception et ne prouve ni l’envoi ni la réception. Avec facture-impayee.ch, le rappel contient tout, facture, montant, échéance, intérêt et nouveau délai, et part automatiquement, en ligne, par la poste, sans passer au guichet ; le recommandé s’impose à la mise en demeure, quand la preuve de réception compte. Dans tous les cas, conservez la facture, une copie du rappel, la preuve d’envoi et les réponses du client.
Dernier rappel ou mise en demeure ?
Le premier rappel est resté sans effet ? Vous pouvez envoyer un dernier rappel, plus ferme, qui fixe un délai court et annonce qu’une mise en demeure suivra. Ou passer directement à la mise en demeure : dernier délai daté, intérêt de retard de 5 % par an (art. 104 CO) et annonce de la poursuite. Juridiquement, un rappel qui réclame le paiement met déjà le client en demeure (art. 102 CO) ; la différence tient au ton et à l’annonce de la suite.
Les frais de rappel ne s’ajoutent pas d’office : seuls des frais prévus par le contrat ou vos conditions générales acceptées peuvent être réclamés.
Le dossier enchaîne la mise en demeure sur le rappel sans ressaisie : même facture, même solde, intérêt calculé et délai suivi par e-mail.
Que faire si le client ne paie pas après la relance ?
S’il paie, conservez la preuve et clôturez le dossier. S’il demande un délai ou un échelonnement, confirmez l’accord par écrit : solde, versements, dates ; signé par le client, il vaut souvent reconnaissance de dette (art. 82 LP). S’il conteste, réunissez devis, échanges et preuves de prestation avant toute suite. S’il ne répond pas ou refuse, envoyez la mise en demeure, puis déposez une réquisition de poursuite à l’office du domicile ou du siège du débiteur.
Trouver l’office compétent et le bon formulaire est l’étape où beaucoup renoncent. Le dossier remplit la réquisition pour l’office de la commune du débiteur ; vous signez et postez.
Comment facture-impayee.ch vous aide
Vous déposez la facture impayée. Ensuite, tout est automatisé.
Depuis la facture déposée ou votre logiciel de facturation, le dossier produit le rappel formel, puis la mise en demeure avec l’intérêt calculé et la réquisition de poursuite. Chaque document est juste dès le rappel formel, par la voie des avocats, pas celle d’une société de recouvrement : les subtilités juridiques, celles qui comptent devant un juge, sont prises en compte pour vous. C’est pour cela que facture-impayee.ch a été créé.
Chaque document part automatiquement, en ligne, par la poste, et arrive physiquement chez le débiteur, sans passage au guichet. Les délais sont suivis par e-mail, la procédure avance étape par étape, jusqu’au juge s’il le faut, en gagnant du temps et en préservant la relation client.
Résultat : un débiteur qui voit que les choses sont bien faites paie souvent après un seul document. Le but est un accord rapide avec votre client, ou le paiement.
CHF 9.90 pour un dossier complet, plus que 250 places restantes.
À retenir
- Envoyez la lettre de relance dès l’échéance dépassée, sur un ton courtois, avec une date de paiement précise.
- Un seul rappel suffit ; la loi n’en impose aucun avant la mise en demeure ou la poursuite.
- Délai usuel : 7 à 15 jours ; 7 jours pour un dernier rappel.
- E-mail pour le premier rappel, recommandé pour la mise en demeure.
- Sans réponse : mise en demeure, puis poursuite.
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